Dokumentenmanagementsystem der Dualkonzept
Papier war gestern, heute macht man digital.
Warum ein DMS so wichtig ist
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist aus verschiedenen Gründen wichtig, insbesondere im Geschäftsumfeld. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum ein DMS von großer Bedeutung ist:
1. Effiziente Dokumentenorganisation: Ein DMS ermöglicht die organisierte Ablage von Dokumenten, die leicht zu finden und zu organisieren sind. Dies führt zu einer effektiveren Arbeitsweise, da Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, Dokumente zu suchen.
2. Sicherheit: Ein DMS bietet häufig erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Versionierung, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen. Dies sorgt dafür, dass vertrauliche Daten geschützt sind und Änderungen überprüfbar sind.
3. Compliance: Viele Branchen und Länder haben Gesetze zur Aufbewahrung und Sicherheit von Dokumenten. Da ein DMS die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten gemäß den Vorschriften unterstützt, kann es dabei helfen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
4. Zusammenarbeit: Ein DMS fördert die Zusammenarbeit, indem es mehreren Benutzern ermöglicht, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, ohne dass Versionskonflikte auftreten. Darüber hinaus sind Funktionen zur Kommentierung und Freigabe von Dokumenten verfügbar.
5. Zeitersparnis: Ein DMS spart Zeit und verringert den manuellen Aufwand, indem es Aufgaben wie das Indexieren von Dokumenten, das Workflow-Management und die Benachrichtigungsfunktion automatisiert.
6. Papierlosigkeit: Ein DMS unterstützt die Umstellung auf eine papierlose Umgebung, was nicht nur Ressourcen und Platz spart, sondern auch umweltfreundlicher ist.
7. Suchfunktion: Leistungsstarke Suchfunktionen ermöglichen es den Benutzern, Dokumente schnell und präzise anhand von Stichwörtern, Metadaten und Inhalten zu finden.
8. Backup: Ein gut eingestelltes DMS ermöglicht die regelmäßige Sicherung von Dokumenten und Daten, was eine schnelle Wiederherstellung bei Datenverlust oder Katastrophen ermöglicht.
9. Skalierbarkeit: DMS-Systeme können gemäß den Anforderungen eines Unternehmens erweitert und angepasst werden. Dies zeigt, dass sie in der Lage sind, das Wachstum des Unternehmens zu überstehen.
10. Analyse: Ein DMS kann auch Analysefunktionen bieten, um die Nutzung von Dokumenten zu analysieren, um die kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen.
Insgesamt verbessert ein Dokumentenmanagementsystem die Produktivität, Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens, insbesondere in einer Zeit, in der Dokumente und Informationen so wichtig sind.
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Unsere Lösung für Sie
ecoDMS ist ein einfaches Dokumentenmanagementsystem für alle Arten von Dokumenten. Digitalisiert und auf einem Server oder in der Cloud gespeichert, können sie jederzeit von überall aus bearbeitet oder gelesen werden.
Durch die Verwendung einer Volltextsuche wird die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten gewährleistet und die Bearbeitungszeit wird erheblich verkürzt. Durch die Verwendung verschiedener Klassifizierungsmerkmale und Arten von Dokumenten ist es möglich, kleinere Abläufe wie das Freigeben von Rechnungen zu visualisieren, was die Arbeit erheblich erleichtert.
Zum Angebot
Warum ecoDMS der Dualkonzept?
- Revisionskonforme, digitale Archivierung von Schriftstücken
- Schnittstellen zu vielen Programmen und Plugins
- Volltextsuche zur einfachen Auffindbarkeit von Dokumenten
- Reduzierung der Bearbeitungszeit aller Dokumente durch Prozessoptimierung und -automatisierung
- Leichte, intuitive Bedienung
- Unterteilung von Nutzerrechten
- Ortsunabhängig und immer verfügbar
- Wir als Qualified Premium Partner sind genau der richtige Ansprechpartner
- Einrichtung einmalig 72,00 €
- Jeder aktive Zugriff mit 10 GB Speicher – 28,00 € mtl.
- Speichererweiterung von 10 GB – 28,00 € mtl.
- Einrichtung und Optimierung von Vorlagen: 5 Stück mtl. inkl.
- Zusätzliche Vorlagen Einrichtung / Optimierung 5,00 € – einmalig
- Immer auf der neuesten Version
- Einrichtung einmalig 700,00 €*
- Jeder aktive Zugriff als Lizenz – 100,00 €
- Nach Kauf der Lizenz möglich die Software 2 Jahre mit Updates zu versorgen.
- Einrichtung von 20 Vorlagen in der Einrichtungspauschale inkl. Zusätzliche Vorlagen / Optimierung nach Aufwand**
*nur ecoDMS. Keine Anpassung an andere Systeme
** Aufwandsarbeiten werden gemäß Preisblatt berechnet
