Dokumentenmanagementsystem der Dualkonzept

Wir alle arbeiten tagtäglich in unserem Unternehmen mit verschiedensten Dokumenten, wie Rechnung, Verträgen oder gar einfachem Schriftwechsel. Oft werden diese Dokumente schnell bei Ihnen in einem Aktenordner oder gar im Archiv zur Aufbewahrung abgelegt. Dieses doch recht veraltete Ablagesystem kann man sich in Zeiten der Digitalisierung, jedoch oft gänzlich oder zum Teil sparen. Hier kommt ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, zum Einsatz.

Aus dem Alltag kennen Sie sicherlich folgende Situation: Ein Kunde oder Mandant ruft an und hat Fragen zu einem Brief oder einem spezifischen Schriftstück und Sie müssen in einem riesigen Ordner genau dieses Dokument finden. So ein Ablagesystem
ist nicht nur mit einem enorm hohen Zeitaufwand verbunden, sondern nimmt aufgrund der hohen Aufbewahrungsfristen auch einen großen Teil an Arbeitsfläche ein. Gerade im Zeitalter vom immer und überall Arbeiten, wäre es nicht möglich das Dokument direkt zu bearbeiten, da es im Archiv liegt.