Warum solltest du ein Dokumentenmanagementsystem nutzen?

Ganz einfach: Digital ist immer genialer als Papier. Stell dir vor, du könntest alles, was du in Papier-Form hast, einfach digital archivieren und über eine eigene „Googlesuche“ schnell wieder finden. Kein nerviges Durchstöbern von Ordnern oder lästiges Sortieren von Papieren mehr.

Wie soll das funktionieren? Mit einem DMS.

Wir bei der Dualkonzept nutzen ecoDMS, ein sehr schlankes und günstiges System im Vergleich zu den großen Anbietern. Hier wird jedes Dokument mit Attributen versehen und der komplette Text ausgelesen. Das macht die Suche super einfach und genau.

Mit ecoDMS kannst du deinen täglichen Workflow automatisieren. Du erstellst ganz leicht automatisierte Arbeitsabläufe, die deine Prozesse effizienter machen. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler.

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“Ein Dokumentenmanagementsystem ist der Motor für effiziente Arbeitsabläufe – es sorgt dafür, dass wichtige Informationen stets organisiert, zugänglich und sicher sind.”

Durch die Funktion des automatischen Imports von E-Mails und Dateien musst du nicht mehr manuell Dokumente einsortieren, das passiert ganz von alleine. So bleibt dein Archiv immer aktuell und vollständig. Zudem kannst du Vorlagen für das einfache Ablegen von Dokumenten wählen. Vorlagen helfen dir, Dokumente schnell und konsistent zu archivieren. Je länger du mit dem System arbeitest, desto weniger Zeit wirst du dank Automatisierung für das Einspielen von Informationen benötigen.

Egal, ob du ecoDMS als Kaufversion oder Mietversion auf deiner eigenen Hardware nutzen möchtest oder als Mietlösung in der Cloud – mit uns als Premium Qualified Reseller ist das alles gar kein Problem.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Zeitersparnis:

Mit einem DMS findest du Dokumente schnell und einfach über eine Suchfunktion. Kein langes Suchen mehr in physischen Ordnern. Du benötigst einen Vertrag aus dem letzten Jahr? Einfach in das DMS eingeben und in Sekundenschnelle finden.

Platzersparnis:

Du sparst Platz, den du sonst für physische Aktenordner bräuchtest. Alles ist digital gespeichert und jederzeit zugänglich. Dein Büro kann frei von großen Aktenschränken bleiben.

Sicherheit und Zugriffskontrolle:

Ein DMS bietet dir hohe Sicherheit durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselungen. Du bestimmst, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten kann. Außerdem werden alle Zugriffe protokolliert, sodass du immer nachvollziehen kannst, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat.

Effizientere Arbeitsabläufe:

Automatisierte Workflows und der automatische Import von Dokumenten sparen Zeit und machen Arbeitsprozesse effizienter. Eingehende Rechnungen z.B. werden automatisch ins System importiert und einem Workflow zugewiesen, der die Freigabe und Zahlung organisiert. Das minimiert manuelle Eingriffe und reduziert die Fehlerquote.

Langfristige Kostenersparnis:

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen sparst du langfristig Kosten für Papier, Druck und Lagerung. Zudem entfallen die Kosten für die manuelle Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.

Deine papierloses Büro mit der Dualkonzept

Mit ecoDMS und unserer Unterstützung bei Dualkonzept kannst du diese Vorteile voll ausschöpfen und dein Unternehmen effizienter und zukunftssicher machen.

Wir haben Bock, du auch?

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